🔎 1. Utilité du rapport
Cette feuille sert à :
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Recenser les procédures formelles utilisées dans la gestion des stocks, approvisionnements, qualité, etc.,
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Assurer le suivi des formations liées à ces procédures (qui est formé, quand, sur quoi),
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Suivre les mises à jour documentaires (version, révision, état),
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Identifier les responsables de chaque procédure et les dates de révision planifiée,
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Intégrer les points d'amélioration collectés en retour de terrain (feedback, audits…),
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Garantir la conformité réglementaire et opérationnelle (ISO, QSE, etc.).
📑 2. Description des champs
| Champ | Fonction | Importance |
|---|---|---|
| PROCÉDURE | Titre ou référence de la procédure documentée | Identification claire |
| FORMATION | Type de formation associée (initiale, recyclage, à distance…) | Suivi RH |
| DERNIÈRE MISE À JOUR | Date de la dernière mise à jour du document | Traçabilité |
| VERSION | Référence de version (ex. v1.2, 2025.06…) | Historique |
| DESTINATAIRES | Personnes ou fonctions concernées | Ciblage pédagogique |
| ÉTAT | Statut : En vigueur / En révision / Obsolète | Suivi conformité |
| PROCHAINE RÉVISION | Date planifiée de révision documentaire | Anticipation |
| RESPONSABLE | Personne ou fonction en charge du maintien à jour | Pilote qualité |
| POINTS AMÉLIORATION | Feedbacks, propositions d’amélioration terrain | Boucle qualité |
🧮 3. Champs calculables ou utilisables en automatisation
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Délai avant prochaine révision (à ajouter)
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Alerte conditionnelle Excel : révision en retard
➕ 4. Champs supplémentaires suggérés
| Champ recommandé | Objectif |
|---|---|
| LIEN FICHIER / URL | Accès direct à la procédure |
| TYPE DOCUMENT | Politique / Instruction / Manuel |
| HISTORIQUE MODIFICATIONS | Pour traçabilité interne |
| CONFORMITÉ QSE | ISO 9001, 14001, etc. |
📊 5. Données illustratives (5 lignes)
| PROCÉDURE | FORMATION | DERNIÈRE MISE À JOUR | VERSION | DESTINATAIRES | ÉTAT | PROCHAINE RÉVISION | RESPONSABLE | POINTS AMÉLIORATION |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Gestion stocks journaliers | Initiale | 10/04/2025 | v1.3 | Responsables dépôts | En vigueur | 10/10/2025 | Tshibanda | Ajouter seuil alerte auto Excel |
| Procédure écart d’inventaire | Recyclage | 15/03/2025 | v1.1 | Contrôle interne, Opér. | En vigueur | 15/09/2025 | Yav | Revoir formule ECART % |
| Approvisionnement fournisseur urgent | Initiale | 01/02/2025 | v2.0 | Logistique, Achats | En vigueur | 01/08/2025 | Mbuyi | Clarifier rôles validation |
| Saisie mouvements Excel – ERP | Distance | 28/05/2024 | v0.9 | Tous agents saisie | Obsolète | 15/06/2025 | IT / Kalonji | Nécessite mise à jour interface |
| Contrôle qualité produit réceptionné | Initiale | 01/06/2025 | v1.0 | Laborantin, QC manager | En vigueur | 01/12/2025 | Tumba | Ajouter seuil densité par produit |