🔎 1. Utilité du rapport
Cette feuille sert de tableau de suivi des alertes critiques liées aux stocks à travers différents sites. Elle est essentielle pour :
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Identifier les situations urgentes ou bloquantes (ruptures, seuils critiques, etc.).
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Fournir une vue multisite pour le Responsable Stocks RDC.
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Centraliser les causes, impacts et actions nécessaires.
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Avoir une traçabilité des décisions et des responsabilités.
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Suivre les échéances de résolution et évaluer la réactivité des équipes.
📑 2. Description détaillée des champs
| Champ | Fonction | Importance opérationnelle |
|---|---|---|
| ALERTE | Code ou titre de l’alerte (ex. « Rupture essence ») | Identifie le problème à signaler et à prioriser. |
| SITE | Emplacement concerné (ex. Matadi, Kinshasa dépôt central, etc.) | Permet de localiser rapidement le site affecté. |
| PRODUIT | Produit concerné par l’alerte (gasoil, essence, etc.) | Identifie la matière en cause. |
| NIVEAU | Gravité ou niveau critique de l’alerte (ex. Faible, Moyen, Élevé, Rupture) | Permet de prioriser les interventions. |
| DETAILS | Explication complète ou complément d’information | Donne du contexte utile à l’analyse rapide. |
| IMPACT | Conséquences prévisibles ou actuelles (ex. arrêt logistique, ralentissement) | Aide à mesurer la gravité réelle de l’alerte. |
| ACTIONS REQUISES | Mesures attendues (approvisionnement, transfert, communication, etc.) | Sert de plan d’action opérationnel. |
| RESP | Responsable désigné de la résolution | Assure le suivi des responsabilités. |
| ECHEANCE | Date limite pour la résolution | Fixe une deadline claire pour éviter que l’alerte ne perdure. |
🧮 3. Champs calculés ou assistés par validation de données
Il n’y a pas de formules de calcul directes ici, mais tu peux appliquer :
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Liste déroulante (validation de données) :
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NIVEAU : "Faible", "Moyen", "Élevé", "Rupture"
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IMPACT : "Aucun", "Mineur", "Modéré", "Critique"
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RESP : liste des prénoms ou fonctions internes
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Mise en forme conditionnelle :
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Si
ECHEANCE < AUJOURDHUI(), colorier en rouge -
Si
NIVEAU = "Rupture", fond rouge foncé, police blanche
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➕ 4. Champs utiles à ajouter
| Champ suggéré | Rôle |
|---|---|
| Date de signalement | Pour avoir un historique complet |
| Statut de résolution | En cours / Résolu / En attente |
| Commentaires de suivi | Historique des relances ou évolutions |
| Date de clôture | Pour mesurer les délais réels de résolution |
📊 5. Données illustratives (5 lignes)
| ALERTE | SITE | PRODUIT | NIVEAU | DETAILS | IMPACT | ACTIONS REQUISES | RESP | ECHEANCE |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Rupture Essence | Kinshasa | Essence | Rupture | Réserve vidée depuis 24h | Arrêt distribution | Approvisionnement d’urgence | Kabila | 15/06/2025 |
| Stock bas Lubrifiants | Lubumbashi | Lubrifiants | Élevé | Seuil critique atteint | Retard maintenance | Réaffectation stock Matadi | Mbuyi | 16/06/2025 |
| Baisse Kérosène | Matadi | Kérosène | Moyen | Tendance à la baisse depuis 1 sem | A surveiller | Surveillance consommation | Tumba | 20/06/2025 |
| Débit Gasoil faible | Goma | Gasoil | Élevé | Pompe principale défectueuse | Distribution lente | Intervention technique + réaffectation | Luyindula | 17/06/2025 |
| Niveau normal rétabli | Matadi | Essence | Faible | Appro récent + consommation réduite | Aucun | Surveillance simple | Kalala | 18/06/2025 |