🔹 1. Utilité du rapport
Cette feuille sert à :
-
Suivre les dates d’expiration des documents individuels (permis, badge sécurité, carte d’identité, habilitations…),
-
Prévenir les retards de renouvellement, qui peuvent impacter les opérations (ex. : chauffeur sans permis valide),
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Identifier rapidement les statuts critiques ou urgents,
-
Planifier les actions administratives ou médicales à prendre (prise de rendez-vous, renouvellement…).
🔹 2. Détail de chaque champ
| Champ | Fonction | Importance |
|---|---|---|
| DOCUMENT | Type de document à suivre (ex. : permis, badge, carte d’accès…) | Identification claire de la pièce concernée |
| DATE EXPIRATION | Date de fin de validité | Référence temporelle critique |
| JOURS RESTANTS | Nombre de jours avant expiration | Calculé automatiquement |
| STATUT | État du document (Valide, À renouveler, Expiré) | Indique l’urgence d’une action |
| ACTIONS | Étapes à prendre (renouvellement en cours, RDV prévu, etc.) | Suivi administratif et de conformité |
🔹 3. Formules Excel (ligne 7)
| Champ | Formule FR (exemple ligne 7) |
|---|---|
| JOURS RESTANTS | =SI(B7="";"";B7-AUJOURDHUI()) |
| STATUT | =SI(C7="";"";SI(C7<0;"Expiré";SI(C7<=30;"À renouveler";"Valide"))) |
🔹 4. Données illustratives (5 lignes)
| DOCUMENT | DATE EXPIRATION | JOURS RESTANTS | STATUT | ACTIONS |
|---|---|---|---|---|
| Permis conduire | 15/07/2025 | 27 | À renouveler | Prise de RDV prévue le 25/06 |
| Badge d’accès dépôt | 12/06/2025 | -5 | Expiré | Demande envoyée le 14/06 |
| CNI | 30/11/2025 | 165 | Valide | — |
| Attestation ADR | 05/08/2025 | 48 | Valide | Rappel mail programmé |
| Carte mutuelle | 01/07/2025 | 13 | À renouveler | Contact RH en cours |
🔹 5. Améliorations optionnelles
| Champ supplémentaire | Utilité |
|---|---|
| PERSONNEL / CHAUFFEUR | Pour lier le document à une personne (si plusieurs individus) |
| TYPE DE DOCUMENT | Catégorie : administratif / sécurité / transport |
| RESPONSABLE | Suivi RH ou gestionnaire en charge du renouvellement |