CHARGE DE RAVITALLEMENT DRC - ARCHIVAGE ET TRANSMISSION DOCUMENT

Détails
Écrit par : kabudon19
Catégorie : CHARGE DE RAVITALLEMENT DRC
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🔹 1. Utilité du rapport

Cette feuille sert à :

  • Définir et contrôler les modalités d’archivage et de transmission documentaire (internes ou externes),

  • Mesurer les délais moyens de traitement,

  • Identifier les non-conformités de processus (retards, méthode non respectée),

  • Standardiser les pratiques documentaires au sein de l’organisation,

  • Servir de base d’audit qualité et conformité réglementaire (QHSE, RGPD, etc.).

🔹 2. Détail de chaque champ

Champ Fonction Importance
TYPE DOCUMENT Nature du document concerné (ex. : bon livraison, fiche contrôle) Permet de classer les procédures
MÉTHODE ARCHIVAGE Mode prévu (physique, numérique, mixte) Sert à s’assurer que l’archivage est normé et durable
TRANSMISSION Moyen de circulation (email, main propre, plateforme interne) Garantit la traçabilité et sécurité des documents
DÉLAI MOYEN Temps moyen de mise à disposition (en heures ou jours) Évalue la performance des flux documentaires
STATUT Respect ou non du processus (Respecté / Non respecté / Partiel) Aide à piloter les écarts d’application
CONFORMITÉ Conforme / Non conforme Résultat global lié à la procédure documentaire

🔹 3. Données illustratives (5 lignes)

TYPE DOCUMENT MÉTHODE ARCHIVAGE TRANSMISSION DÉLAI MOYEN STATUT CONFORMITÉ
Bon de livraison Numérique Email 0,5 j Respecté Conforme
Fiche contrôle Physique Main propre 1 j Partiel Non conforme
Certification produit Numérique Plateforme client 0,3 j Respecté Conforme
Bon de commande Numérique Email 0,2 j Respecté Conforme
Document TMD Mixte Main propre 2 j Non respecté Non conforme

🔹 4. Suggestions Excel utiles

  • ✅ Menu déroulant pour STATUT :
    {"Respecté", "Partiel", "Non respecté"}

  • ✅ Menu déroulant pour CONFORMITÉ :
    {"Conforme", "Non conforme"}

  • ✅ Mise en forme conditionnelle :

    • Vert = Conforme

    • Rouge = Non conforme

🔹 5. Champs supplémentaires optionnels

Champ proposé Utilité
FRÉQUENCE MISE À JOUR Hebdo, quotidien, mensuel
RESPONSABLE DOCUMENTAIRE Pour attribuer le suivi et garantir l’auditabilité
VERSION / RÉVISION Pour suivi des documents vivants ou contractuels

 

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