🔷 1. Utilité du rapport
Cette feuille permet de :
-
Suivre tous les documents requis pour chaque client (KYC, contrat signé, attestation, etc.),
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Visualiser les documents manquants, expirés ou à renouveler,
-
Alerter les responsables en charge de la mise à jour,
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Respecter les exigences juridiques, fiscales ou de conformité interne,
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Réduire les risques de blocage de livraison, facturation ou audit.
🔷 2. Analyse détaillée des champs
| Champ | Description |
|---|---|
TYPE DOCUMENT |
Exemple : Contrat signé, RCCM, NIF, Attestation TVA, Accord qualité, etc. |
CLIENTS CONCERNÉS |
Clients pour lesquels le document est manquant ou à jour |
STATUT |
À jour / À renouveler / Manquant / En attente |
RESPONSABLE |
Personne en charge de récupérer ou d’archiver le document |
ÉCHÉANCE |
Date limite pour récupérer ou renouveler le document |
ACTIONS |
Tâche à exécuter (relancer client, demande au juridique, scan, etc.) |
🔷 3. Formules automatisables (Excel - FR)
| Calcul utile | Formule |
|---|---|
STATUT conditionnel |
=SI(AUJOURDHUI()>E7;"En retard";STATUT_MANUEL) |
DÉLAI RESTANT (à ajouter) |
=E7-AUJOURDHUI() (peut alimenter des alertes visuelles) |
🔷 4. 5 lignes de données illustratives
| TYPE DOCUMENT | CLIENTS CONCERNÉS | STATUT | RESPONSABLE | ÉCHÉANCE | ACTIONS |
|---|---|---|---|---|---|
| Contrat signé | ENGEN RDC | À jour | M. Kalume | – | Aucun |
| RCCM | SEP Congo | Manquant | Mme. Ilunga | 30/06/2025 | Relancer service juridique |
| Accord qualité | Cobil | En attente | M. Tshibola | 25/06/2025 | Revoir mail client |
| Attestation TVA | GCM | À renouveler | Mme. Mbayo | 20/06/2025 | Demander nouvelle attestation |
| NIF | TotalEnergies | À jour | M. Kasongo | – | Aucun |