📊 Utilité du rapport
Ce tableau est destiné à assurer une maîtrise documentaire complète : il permet de suivre la traçabilité, l’archivage, la sécurité et la conformité des documents critiques dans la chaîne d’approvisionnement. Il sert à :
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Gérer les documents de manière sécurisée et contrôlée,
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Vérifier la conformité réglementaire et interne,
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Identifier les risques liés à la conservation ou à la perte de documents,
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Suivre l’état d’archivage et d’accès pour chaque type de document.
📋 Fonction de chaque champ
| Colonne | Rôle |
|---|---|
| TYPE_DOCUMENT | Catégorie de document (BC, contrat, rapport, etc.) |
| FORMAT_ORIGINE | Format initial (papier, PDF, Excel, SAP, etc.) |
| STOCKAGE | Support ou emplacement du stockage (serveur, cloud, dossier physique, etc.) |
| RETENTION | Durée de conservation prévue (en mois ou années) |
| ACCES | Modalités d’accès (libre, restreint, autorisation requise) |
| NIVEAU_SECURITE | Niveau de sensibilité (faible, modéré, critique) |
| PROCEDURE_ARCHIVAGE | Référence à la procédure ou méthode suivie pour archiver |
| CONFORMITE % | Pourcentage de conformité aux standards d’archivage et de sécurité (audit) |
🧾 Exemple de données illustratives
| TYPE_DOCUMENT | FORMAT_ORIGINE | STOCKAGE | RETENTION | ACCES | NIVEAU_SECURITE | PROCEDURE_ARCHIVAGE | CONFORMITE % |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Bons de commande | Serveur interne | 5 ans | Restreint | Modéré | PROC-ARCH-01 | 0,98 | |
| Contrats spot | Papier | Armoire scellée | 10 ans | Sécurisé | Critique | PROC-ARCH-02 | 0,91 |
| Documents transport | Excel | OneDrive partagé | 2 ans | Libre | Faible | PROC-ARCH-01 | 0,87 |
| Rapports qualité | Word | SharePoint QA | 3 ans | Restreint | Modéré | PROC-ARCH-03 | 0,95 |
| Tarifs spéciaux | SAP | Cloud sécurisé | 7 ans | Autorisé | Critique | PROC-ARCH-04 | 1,00 |
🧮 Formules utiles (si automatisation souhaitée)
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CONFORMITÉ % (si basé sur un score pondéré interne) :
À condition d’avoir des critères codés (1 = conforme, 0 = non conforme).
🧩 Suggestions de colonnes à ajouter
| Colonne | Rôle |
|---|---|
| DATE DERNIER AUDIT | Pour tracer les contrôles périodiques |
| STATUT D’ARCHIVAGE | Archivé / En attente / À réviser |
| RESPONSABLE DOCUMENTAIRE | Pour le suivi par service ou agent |
🔄 Lien avec les autres feuilles
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ANALYSE DES REJETS → si non-conformité vient d’un problème d’archivage
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2_VALIDATION_DOCUMENTS → documents à archiver après traitement
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GESTION FLUX DOCUMENTAIRE → pour identifier les blocages liés à l’archivage