📊 Utilité du rapport
Cette feuille permet de :
-
Visualiser le temps moyen de traitement par étape du flux documentaire,
-
Comparer les performances aux objectifs de délai,
-
Identifier les goulots d’étranglement,
-
Définir des actions concrètes d’optimisation,
-
Soutenir une amélioration continue du processus documentaire.
Elle est un excellent support pour le Responsable NOC RDC dans une approche Lean ou Kaizen.
📋 Fonction de chaque champ
| Colonne | Description |
|---|---|
| ETAPE | Étape du processus (réception, saisie, validation, archivage, etc.) |
| TEMPS MOYEN H | Durée moyenne observée pour compléter cette étape (en heures) |
| OBJECTIF H | Délai cible fixé pour l’étape concernée |
| ECART % | Écart entre la réalité et l’objectif (calculé) |
| VOLUME TRAITÉ /JOUR | Quantité moyenne de documents ou traitements réalisés par jour |
| GOULOT_ETRANGLEMENT | Indique si l’étape est un point de ralentissement du processus |
| ACTION OPTIMISATION | Mesures proposées ou en cours pour améliorer la performance |
🧮 Formule Excel (FR) pour ECART %
➡️ À formater en pourcentage avec 1 décimale
🧾 Exemple de données illustratives
| ETAPE | TEMPS MOYEN H | OBJECTIF H | ECART % | VOLUME TRAITÉ /JOUR | GOULOT_ETRANGLEMENT | ACTION OPTIMISATION |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Réception | 1,2 | 1,0 | 20,0 % | 150 | Non | Formation sur saisie express |
| Pré-contrôle | 2,8 | 2,0 | 40,0 % | 120 | Oui | Automatisation via formulaire structuré |
| Validation | 3,5 | 2,5 | 40,0 % | 100 | Oui | Réaffectation des valideurs |
| Archivage | 0,6 | 0,5 | 20,0 % | 160 | Non | Rappel du protocole standard |
| Reporting | 0,9 | 1,0 | -10,0 % | 180 | Non | Aucun besoin d’action |
🧩 Suggestions de colonnes à ajouter
| Colonne | Rôle |
|---|---|
| RESPONSABLE ÉTAPE | Qui pilote cette étape |
| STATUT OPTIMISATION | En cours / Mis en œuvre / À lancer |
| DATE DERNIÈRE REVUE | Dernier audit ou suivi de l’étape |
🔄 Lien possible avec d'autres feuilles
-
2_VALIDATION_DOCUMENTS → source du TEMPS MOYEN H
-
ANALYSE DES VALIDATION → vérifie la productivité et performance
-
ALERTES_PRIORITAIRE → identifie les impacts documentaires
-
DASHBOARD → calcule des KPI sur les étapes les plus lentes