RESPONSABLE NOC RDC - 2_VALIDATION_DOCUMENTS

Détails
Écrit par : Webmaster
Catégorie : NOC
Clics : 13

Utilité du rapport

Ce tableau permet de :

  • Suivre individuellement chaque document soumis à validation,

  • Mesurer les délais de traitement (de la réception à la validation),

  • Identifier les documents urgents ou bloqués,

  • Assurer la traçabilité complète des validations avec commentaires, valideurs et statuts.

Ce fichier est un registre opérationnel qui alimente indirectement les KPI du dashboard principal (nombre de validations, délais moyens, taux <4h, etc.).

📋 Fonction de chaque champ

Colonne Rôle
REF_DOCUMENT Référence unique du document
TYPE Catégorie du document (bon de commande, contrat, rapport, etc.)
CLIENT Client concerné
RECEPTION Date/heure de réception du document
VALIDATION Date/heure de validation réelle
DELAI H Temps écoulé entre réception et validation (en heures)
VALIDATEUR Nom ou ID de la personne ayant validé
URGENCE Oui / Non (ou autre code) selon le besoin prioritaire
STATUT État actuel du document (Validé, Rejeté, En attente)
COMMENTAIRES Remarques, justifications ou observations éventuelles

🧮 Champs avec formules suggérées (Excel FR)

🔹 Délai (DELAI H)

Formule pour calculer le délai de validation en heures :

excel
=SI(ET(ESTNUM(RECEPTION);ESTNUM(VALIDATION));(VALIDATION-RECEPTION)*24;"")

Ajoutez un format de nombre à 1 décimale.

🔹 Calcul du taux de documents validés < 4h (dans ton Dashboard)

Dans le dashboard :

excel
=NB.SI.ENS(FeuilleValidation!DELAI_H:H;"<4") / NB.SI(FeuilleValidation!STATUT:STATUT;"Validé")

À adapter selon les plages de données.

🧾 Exemple illustratif (5 lignes)

REF_DOCUMENT TYPE CLIENT RECEPTION VALIDATION DELAI H VALIDATEUR URGENCE STATUT COMMENTAIRES
BC-20250603A Bon de commande Sep Congo 03/06/2025 07:45 03/06/2025 09:20 1,6 J. Mbala Oui Validé Conforme
QT-RP90 Rapport qualité Total RDC 02/06/2025 16:10 03/06/2025 09:00 16,8 M. Luyeye Non Validé Test confirmé sans réserve
CT-SPT-984 Contrat spot PetroCongo 01/06/2025 10:00       Oui En attente En cours d’approbation hiérarchie
TS-459 Tarif spécial Engen 03/06/2025 08:00 03/06/2025 12:00 4,0 G. Moke Non Validé Attention à la TVA
DT-999 Document transport Socir 02/06/2025 14:30 02/06/2025 15:00 0,5 K. Kalonda Oui Validé Livraison urgente confirmée

✅ Suggestions d'amélioration

Champ à ajouter Utilité
SOURCE SYSTEME Origine (SAP, mail, Excel, etc.)
STATUT TECHNIQUE Automatisé, manuel, bloqué
DATE LIMITE Pour gestion proactive des urgences

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