📌 Utilité du rapport "AUTORISATIONS ET SIGNATURES"
Cette feuille est un cadre de gouvernance et de contrôle interne des flux financiers. Elle définit :
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Les niveaux de délégation et de signature selon le type et le montant de l'opération,
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Les seuils d’autorisation spécifiques en USD,
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Les personnes responsables à chaque niveau (1 à 3) selon les montants,
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Les mesures de contrôle obligatoires (double signature, justification, audit).
🎯 Objectif : sécuriser la chaîne de validation, éviter les abus ou erreurs, et assurer la traçabilité des engagements.
📋 Détail des champs
| Champ | Description | Utilité |
|---|---|---|
| TYPE D'OPÉRATION | Exemple : virement, retrait cash, décaissement fournisseur, change | Spécifie la nature de l’acte |
| SEUIL_USD | Montant à partir duquel une validation s’applique | Sert à définir les paliers de validation |
| NIVEAU 1 | Nom ou fonction signataire initial (ex. Trésorier) | Première validation |
| NIVEAU 2 | Deuxième valideur ou supervision (ex. DAF) | Contrôle renforcé |
| NIVEAU 3 | Troisième niveau pour montant critique (ex. DG, PCA) | Autorisation finale stratégique |
| CONTROLES | Pièces justificatives, conformité, audit | Encadre les vérifications obligatoires |
🔧 Correction importante
Il y a 2 colonnes "NIVEAU 3" : probablement une duplication. À corriger en remplaçant la 2ᵉ par :
| Ancienne colonne | Nouvelle recommandée |
|---|---|
| NIVEAU 3 (x2) | ✅ COMMENTAIRES / CONDITIONS PARTICULIÈRES |
➕ Champs additionnels suggérés
| Champ | Intérêt |
|---|---|
| DELAI D’AUTORISATION | Pour évaluer le temps de traitement |
| MODE DE TRANSMISSION | Email, outil interne, physique |
| DOCUMENTATION REQUISE | Pour chaque seuil |
📊 Exemple de 5 lignes de données illustratives
| TYPE D’OPÉRATION | SEUIL_USD | NIVEAU 1 | NIVEAU 2 | NIVEAU 3 | COMMENTAIRES | CONTROLES |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Virement fournisseur | 5000 | Trésorier | DAF | - | DAF obligatoire > 5 000 | Facture, bon de commande |
| Change devises | 10000 | Trésorier | DAF | DG | Taux > marché = validation DG | Simulation taux, offre banque |
| Décaissement stations | 3000 | Trésorier | - | - | - | Relevé de caisse, validation gérant |
| Paiement urgent | 15000 | DAF | DG | PCA | DG et PCA si non planifié | Dérogation signée |
| Ligne de crédit | 25000 | DAF | DG | DG | En coordination avec trésorier | Offre banque, approbation DG |